Нормальный подход для создания "быстрого" и "дешевого" продукта - использовать 7-й MS Sharepoint. Получишь все в одном флаконе
- и уведомления
- и хранилище с поиском, сортировкой и фильтрацией
- и workfow
- пользовательские преференсы
- связку с MS Project
и т.п.